World of Confidence

Регистрация

Новости

Осенние супер акции от Конфиденс Групп - 18.09.2017

Представляем вашему вниманию новые осенние супер акции от Конфиденс Групп

Круглые столы по миграционным вопросам осенью 2017 года - 18.09.2017

Конфиденс Групп информирует вас о серии мероприятий по актуальным миграционным вопросам осенью 2017 года

Корректировка квоты для привлечения иностранных работников в 2017 году - 14.09.2017

Минтруда России принял приказ №656 от 5 сентября 2017 г., вносящий изменения в перечни профессий для привлечения иностранных работников, прибывающих в РФ на основании визы, на 2017 год

Допустимую долю иностранных работников в отдельных сферах деятельности в 2018 году планируется оставить без изменений - 12.09.2017

В сентябре 2017 г. Минтруд РФ представил проект постановления Правительства РФ, предусматривающий в 2018 году оставить без изменения допустимую долю иностранных работников, используемых при осуществлении некоторых видов деятельности

Миграционные проверки в Московской области - 12.09.2017

ГУ МВД России по вопросам миграции в Московской области проводит множественные внеплановые проверки наличия вовремя поданных работодателями уведомлений о заключении (расторжении) трудовых договоров, а также уведомлений о выплате заработных плат с иностранными высококвалифицированными специалистами 

Особенности кадрового учета в представительствах и филиалах иностранных юридических лиц

В данной статье мы бы хотели напомнить кадровым работникам о том, какие документы необходимо иметь организации при оформлении иностранных сотрудников на территории РФ.

Все документы кадрового делопроизводства можно разделить на две группы. Первую составляют кадровые документы, обязательные для ведения (таблица №1). Их наличие в филиалах и представительствах обязательно, а отсутствие является нарушением трудового законодательства, которое влечет наложение штрафа со стороны трудовой инспекции. Рассмотрим подробнее основные документы данной группы.

1. Обязательные кадровые документы

К обязательным документам, прежде всего, относится штатное расписание. Возможны следующие варианты утверждения данного документа:

  • непосредственно руководителем головной организации;
  • главой представительства или директором филиала самостоятельно (при указании соответствующего права в доверенности);
  • главой представительства или директором филиала по согласованию с руководителем головной организации (если такие требования содержатся в доверенности).

Не менее важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Их трудовой инспектор требует в первую очередь, приходя в организацию с проверкой.

К рассматриваемой группе кадровых документов относится также трудовой договор и приказ о приеме на работу. Как и в случае со штатным расписанием и ПВТР, вопрос о правомочиях по изданию подобного приказа решается с учетом условий доверенности, выданной главе представительства или директору филиала. Приказ отдается работнику на ознакомление под роспись. С данным документом также в обязательном порядке знакомятся и кадровая служба, и бухгалтерия.

В представительствах и филиалах иностранных компаний на всех сотрудников (как на российских, так и на иностранных граждан и лиц без гражданства), работающих более пяти дней, заводятся трудовые книжки.

Важным документом в сфере кадрового делопроизводства является договор о материальной ответственности. Существует перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми в обязательном порядке заключаются договоры о материальной ответственности. Правило о необходимости заключения таких договоров в полной мере распространяется на работников представительств и филиалов иностранных компаний.

К обязательным для ведения кадровым документам относится график отпусков. Он утверждается не позднее чем за две недели до календарного года. Работник же должен быть ознакомлен с этим графиком не позднее чем за две недели до начала его отпуска.

До сих пор ведутся споры, нужно ли относить к обязательным документам должностные инструкции. Большинство специалистов, в том числе сотрудники трудовой инспекции при проведении проверок, однозначно утверждают, что должностные инструкции составлять необходимо. В должностной инструкции определяются трудовая функция работника, его права, обязанности и ответственность, указываются требования к кандидатам на данную должность, регламентируются вопросы его подчинения и взаимоотношений с другими работниками. Все эти вопросы не могут быть в полной мере урегулированы трудовым договором. Составление должностных инструкций с одной стороны даст четкое понимание работнику круга своих должностных обязанностей и порядка взаимоотношений с начальством и коллегами, а с другой – поможет избежать претензий со стороны органов трудовой инспекции.

Наименование документа

Нормативный акт, обосновывающий необходимость его наличия

Комментарий

Трудовой договор

ст. 56, 57 ТК РФ

Основание возникновения трудовых отношений

Трудовая книжка

ст. 66 ТК РФ

Руководитель головной компании или глава представительства (директор филиала) должен своим приказом назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в представительстве (филиале). Форма и порядок заполнения трудовой книжки установлены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 "О трудовых книжках" и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 "Об утверждении трудовых книжек"

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189 ТК РФ

Положение о защите персональных данных работника

ст. 87 ТК РФ

Инструкция (положение) по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Штатное расписание

ст. 57 ТК РФ

Ведется с использованием унифицированной формы № Т­3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Личная карточка работника (форма № Т2)

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Ведется с использованием унифицированной формы № Т­2, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1

Книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним

п. 40 Постановления Правительства РФ № 225

Форма книги утверждена
Постановлением Минтруда России от
10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых
книжек». Ведется кадровой службой
или лицом, ответственным за ведение
кадрового делопроизводства

Приходно‐расходная книга по учету бланков и вкладыша в нее

п. 40 Постановления Правительства № 225

Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России № 69

Приказы по личному составу и другие приказы (о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпусках, командировках, о поощрении и т. д.)

ст. 68, 84 ТК РФ

Ведутся с использованием унифицированных форм № Т­1, Т­1а, Т­5, Т­5а, Т­6, Т­6а, Т­8, Т­8а, Т9, Т­9а, Т­11, Т­11а, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1

График отпусков

ст. 123 ТК РФ

Ведется с использованием унифицированной формы № Т­7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. Составляется и утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года

Табели учета рабочего времени

 

Ведутся с использованием унифицированной формы № Т­12 и Т­13, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1

Договор о полной материальной ответственности

ст. 243, 244 ТК РФ

Типовая форма утверждена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Необходимо обратить внимание на использование в кадровом делопроизводстве унифицированных форм. В представительствах иностранных компаний, как правило, используются свои формы документов, что может вызвать претензии со стороны налоговых органов. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129­ ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет ведется на основании первичных учетных документов.

Данные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, у работодателя, в том числе у иностранной компании, существует законодательно закрепленная обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Отказ от использования этих форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, а не трудового.

Следует помнить, что кадровые документы — это основа для начисления определенных выплат работникам, следовательно, и для расчета налогов. Поэтому отсутствие надлежаще оформленного приказа или платежной ведомости может быть расценено как нарушение правил ведения бухгалтерского учета и основание для привлечения к ответственности главы представительства/директора филиала и главного бухгалтера. Прежде всего, имеется ввиду налоговая ответственность – ст. 120 НК, возможно привлечение и к административной – ст. 15.11 КоАП.

2. Дополнительные кадровые документы

Ко второй группе кадровых документов относятся дополнительные. Их наличие в организации не обязательно, однако эти документы помогают урегулировать важнейшие вопросы трудовых отношений, связанные с оплатой труда, премированием, коммерческой тайной. Если такие документы утверждены в представительстве/филиале иностранной компании, они становятся обязательными для всех работников структурного подразделения.

Особый интерес для иностранных компаний представляет Положение о коммерческой тайне. Данный документ устанавливает режим коммерческой тайны в отношении информации, порядок обращения, использования и охраны информации, составляющей коммерческую тайну. Он необходим, если в трудовых договорах с работниками работодатель (иностранная компания) предусмотрел обязанность по охране коммерческой тайны, что на практике встречается достаточно часто.

При отсутствии такого документа привлечение работника к ответственности за нарушение коммерческой тайны, тем более увольнение в соответствии с п.п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ, может быть успешно оспорено им в суде. В случае оспаривания работником увольнения по указанному основанию работодатель должен представить доказательства, свидетельствующие о том, что разглашенные работником сведения по закону относятся к коммерческой тайне, стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей и он обязывался не разглашать их (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Наличие положения о коммерческой тайне снимает все вопросы, связанные с собиранием таких доказательств. Данное положение представляет собой локальный нормативный акт, распространяющийся на всех работников организации. Работники, в том числе вновь принимаемые, знакомятся с документом под роспись, и с этого момента на них возлагается обязанность соблюдать коммерческую тайну. Если в положении четко обозначен круг информации, составляющий коммерческую тайну, у работодателя не возникнет проблем с определением наличия самого факта нарушения.

Кроме вышеперечисленного, работодатель должен закрепить на бумаге свою политику в области обработки и защиты персональных данных работников п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗп. 8 ст. 86статьи 87, 88 ТК РФ. Удобнее это сделать в одном локальном нормативном акте, который должен быть утвержден приказом и может именоваться как угодно, чаще всего — Положением о персональных данных. Согласие на обработку персональных данных требуется практически во всех случаях, когда гражданин предоставляет юридическому лицу такую информацию о себе как паспортные данные (ФИО, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение и др.), сведения об образовании, месте работы и т.п. В первую очередь такое согласие необходимо получить работодателю при приеме гражданина на работу.

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров и статуса организации.